Семь советов от профи. Как организовать мероприятие для работников учреждений культуры

Александр Семячко, заведующий отделом по работе с юношеством ЦГПБ им. В.В. Маяковского

Совет 1. Выбирайте темы, которые будут актуальны через год

Тему надо выбрать заранее. Если у вас будет время — посидите, подумайте. Возможно, вы сможете сделать такое мероприятие, которое будет действительно интересно ко времени проведения. Старайтесь не брать темы, которые актуальны прямо сейчас. Возможно, через год казавшаяся востребованной тема будет уже не так интересна, а то, чему вы уделили мало внимания, поспешив или побоявшись не найти спикеров, будет как раз на пике востребованности.

Пример

Молодежная библиотека на Гражданке ЦГПБ им. Маяковского запланировала на октябрь 2018 года профессиональный семинар «Квесты в библиотечном пространстве». Но уже за несколько месяцев до события стало понятно, что тема не настолько свежа, как это казалось за год до этого. Пришлось корректировать общую направленность и состав спикеров, чтобы расширить тему: семинар посвятили не только квестам внутри библиотеки, но и уличным вариантам, также представили интересные коммерческие квест-проекты, которые можно реализовать в учреждении культуры.

Совет 2. Не бойтесь просить помощи у других организаций

Важно

Сегодня можно привлекать к сотрудничеству коммерческие компании, ведь культура активно использует бизнес-технологии

Помимо библиотек, есть много других учреждений, которые готовы сотрудничать. Это могут быть дома молодежи, центры творчества, администрации. Всем этим учреждениям, точно так же, как и вам, надо отчитаться о проведенных мероприятиях. Можно объединить усилия.

Попросите их о сотрудничестве, они не откажутся. Такое сотрудничество может заключаться в помощи в подборе темы, приглашении спикеров и участников, предоставлении помещения, организации культурно-досуговой программы или помощи в материально-техническом обеспечении мероприятия. Посмотрите образец договора о сотрудничестве 92.

Пример

Молодежная библиотека на Гражданке в октябре 2016 года провела семинар «Профориентация молодежи» совместно с Академией дополнительного профессионального образования. Привлечение профильных специалистов из Академии позволило провести мероприятие на высоком уровне.
За 2015–2017 годы пять из шести мероприятий проводились вне площадок Молодежной библиотеки — у коллег и партнеров. Первый семинар на будущий 2019 год впервые запланирован на непетербургской площадке — в ЦБС г. Гатчины в Ленинградской области. Он будет посвящен работе с молодежью в библиотеках.

Совет 3. Принимайте помощь коллег

Если какое-то учреждение или объединение предлагает вам присоединиться к организации мероприятия, не отказывайтесь, даже если вам кажется, что они не впишутся в планируемый формат. Скорректируйте программу. Это оставит приятное впечатление у коллег, которые после этого могут стать вашими постоянными партнерами и прийти на помощь, когда это уже потребуется вам.

Пример

Опыт проведения массовых мероприятий за последний год показал, что в большинстве случаев нет никакого смысла отказываться от предложений коллег из домов молодежи, администраций и т. п. Такой же принцип «безотказности» планируется распространить и на профессиональные мероприятия. Это позволит освежить формат и расширить варианты практической части семинара.

Совет 4. Делайте простые мероприятия

Не старайтесь прыгнуть выше головы, побить конкурентов. Сделайте просто хорошее мероприятие — коллеги будут потом его долго вспоминать.

Пример

Практика проведения семинаров в Молодежной библиотеке на Гражданке показала несколько важных в этом плане моментов. Лучше сократить количество спикеров и добавить в программу кофе-брейки или практическую часть, чем растягивать семинар до формата конференции. Легкие, но запоминающиеся профессиональные мероприятия получают хорошие отзывы, по которым видно, что доклады услышали, а не «отсидели». Плюс к этому — с короткого мероприятия сложнее уйти, не досидев до конца.

Совет 5. Разнообразьте состав спикеров

Постарайтесь, чтобы спикерами были специалисты из разного типа учреждений, в том числе коммерческих.

Пример

На семинаре «Диджитал в библиотеке», проведенном на базе Библиотеки друзей, в качестве спикеров и участников присутствовали представители коммерческих учреждений. Они представляли различные IT-услуги. Это разнообразило дискуссию и позволило получить свежий взгляд со стороны на количество и качество IT-составляющей в библиотеках.

Совет 6. Проведите анкетирование участников

Анкетирование участников — важная составляющая любого семинара. Обязательно туда следует включить вопросы, касающиеся не только оценки текущего семинара, но и темы и места проведения будущих.

Совет 7. Используйте простые формы регистрации участников

Это должны быть открытые онлайн-платформы, простые в обращении и пользующиеся популярностью.

Пример

Для регистрации мероприятий мы используем открытые инструменты Google. Это позволяет иметь доступ к обновлениям информации нескольким лицам. В нашем случае — это очень удобно, поскольку организацией семинаров занимается определенная часть коллектива, и все они могут видеть изменения.