Как учесть расходы на покупку журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

Какие права на журнал у пользователя

Получает ли пользователь при покупке журнала исключительные права на экземпляр журнала. Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (далее — Журнал) — это результат интеллектуальной деятельности, которому предоставляют правовую охрану (подп. 2 п. 1 ст. 1225, п. 1 ст. 1259, ст. 1261 ГК). Купить журнал можно по сублицензионному договору. То есть пользователи получат неисключительные права на базу данных (ст. 1235, п. 1 ст. 1236 ГК).

Журнал предоставляется пользователю на определенный срок за плату. Условия оплаты прописывают в контракте, в том числе сумму аванса. Для бюджетных и автономных учреждений аванс ограничен размером 30 процентов от стоимости Журнала. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 18 постановления Правительства от 09.12.2017 № 1496. На региональном и муниципальном уровне ограничения устанавливают органы власти.

Какие документы представляет продавец

Какие документы представляет продавец при продаже Журнала. При покупке журнала продавец (лицензиар) представляет учреждению:

— сублицензионный договор на передачу неисключительных прав и (или) счет — при безналичной оплате;

— кассовый чек (корешок к приходному кассовому ордеру) — при наличной форме расчетов;

— документы на передачу прав — акт приема-передачи неисключительных прав.

КВР и КОСГУ

На какой КВР и код КОСГУ отнести покупку журнала. КВР зависит от того, кто покупает журнал, а код КОСГУ для всех одинаковый. Как расходы на покупку журнала распределить по кодам, смотрите в таблице.

Таблица. КВР и КОСГУ для Журнала

Такой порядок — в пунктах 48.2.4.2, 48.2.4.4 Порядка применения КБК № 85н, пункте 10.2.6 Порядка применения КОСГУ № 209н.

Бухучет

Журнал учтите за балансом, а расходы на его покупку спишите. Как это сделать, расскажем далее.

Забалансовый учет. По своим признакам для целей бухучета Журнал — это нематериальный актив. Но исключительные права на него к учреждению не переходят. А значит, в составе нематериальных активов (т. е. на счете 102.00) Журнал учесть нельзя. Поэтому отражайте его как нематериальный актив, полученный в пользование, на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» — по стоимости, установленной договором. Такой порядок следует из пункта 66 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Распределение расходов. В учете операции по приобретению Журнала отражайте в зависимости от порядка оплаты. Договором может быть предусмотрена единовременная оплата, авансовый платеж.

Федеральные учреждения авансом могут оплатить не более 30 процентов стоимости контракта на Журнал. И только после того как подписан акт приема-передачи неисключительных прав, провести окончательный расчет. Если же договором предусмотрена оплата после передачи прав, тогда можно оплатить сразу всю стоимость.

Ограничения для региональных и муниципальных учреждений устанавливают региональные и местные власти. Например, в Москве, постановление правительства г. Москвы от 30.12.2008 № 1229-ПП. Такие учреждения могут внести единовременный платеж за Журнал, если на это нет запрета.

Затраты на Журнал отразите в составе расходов будущих периодов на счете 401.50. Далее платеж ежемесячно включайте в расходы текущего финансового года в течение срока действия договора (п. 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет

Есть аргументы, чтобы включить затраты на Журнал в состав текущих расходов (счет 401.20 «Расходы текущего финансового года»). Но только если доступ к Журнал предоставлен на текущий год — до 31 декабря.

Расходы будущих периодов — это расходы учреждения текущего финансового года, которые относят к очередным финансовым периодам. Это установлено в пункте 160 Инструкции № 174н, пункте 188 Инструкции № 183н и пункте 124 Инструкции № 162н.

Получается, если доступ к Журналу предоставлен на текущий год, затраты на его приобретение можно учесть в текущих расходах на счете 401.20. Такой порядок закрепите в учетной политике для целей бухучета (ч. 3 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Как будете переносить расходы будущих периодов на затраты, общехозяйственные расходы или финансовый результат текущего финансового года, определите самостоятельно. Их можно списать: равномерно, пропорционально объему продукции, работ, услуг или другими способами. Об этом сказано в пункте 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Срок списания расходов определите периодом, который указан в сублицензионном договоре (сроком доступа). Начало этого периода — с момента активации кода.

Порядок списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике для целей бухучета (ч. 3 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Проводки. Бухучет расходов на приобретение неисключительных прав на Журнал зависит от типа учреждения.

Пример 1. Как отразить в бухучете расходы на приобретение неисключительных прав на Журнал. Договором предусмотрена единовременная оплата. Казенное учреждение приобрело годовой доступ к Журналу по стоимости 85 470 руб. (цена условная). Продавец — коммерческая организация. По договору предусмотрен единовременный платеж после подписания акта передачи неисключительных прав.

Период доступа к базе данных — с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.

При покупке доступа к Журналу в учете бухгалтер сделал проводки:

Каждый месяц в течение срока использования Журнала бухгалтер списывал часть расходов будущих периодов на текущие расходы в сумме 7122,50 руб. (85 470 руб. : 12 мес.). В бухучете были сделаны проводки:

Пример 2. Как отразить в бухучете расходы на приобретение неисключительных прав на Журнал. Договором предусмотрен аванс 30 процентов. Казенное учреждение приобрело годовой доступ к Журналу по стоимости 85 470 руб. (цена условная). Продавец — ИП «Иванов И.И.». По договору учреждение платит аванс 30 процентов и после подписания акта передачи неисключительных прав производит окончательный расчет.

24 февраля организация перечислила продавцу аванс в сумме 25 641 руб. Акт подписан 1 марта, и в тот же день был произведен окончательный расчет. Период доступа к базе данных — с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.

Бухгалтер сделал в учете записи:

Каждый месяц в течение срока использования Журнала бухгалтер списывал часть расходов будущих периодов на текущие расходы в сумме 7122,50 руб. (85 470 руб. : 12 мес.). В бухучете были сделаны проводки:

Пример 3. Как отразить в бухучете расходы на приобретение неисключительных прав на Журнал. Договором предусмотрена единовременная оплата. Казенное учреждение приобрело годовой доступ к Журналу по стоимости 121 968 руб. (цена условная). Продавец — коммерческая организация. По договору предусмотрен единовременный платеж после подписания акта передачи неисключительных прав.

Период доступа к базе данных — с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года. При покупке доступа к Журналу в учете учреждения бухгалтер сделал проводки:

Каждый месяц с марта 2022 года по февраль 2023 бухгалтер списывал часть расходов будущих периодов на текущие расходы в сумме 10 164,00 руб. (121 968 руб. : 12 мес.). В бухучете были сделаны проводки:

Пример 4. Как отразить в бухучете расходы на приобретение неисключительных прав на Журнал. Договором предусмотрен аванс 30 процентов. Казенное учреждение приобрело годовой доступ к Журналу по стоимости 121 968 руб. (цена условная). Продавец — ИП «Иванов И.И.». По договору учреждение платит аванс 30 процентов и после подписания акта передачи неисключительных прав производит окончательный расчет.

24 февраля организация перечислила продавцу аванс в сумме 36 590,40 руб. Акт подписан 1 марта, и в тот же день был произведен окончательный расчет. Период доступа к базе данных — с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.

Бухгалтер сделал в учете записи:

Каждый месяц с марта 2022 года по февраль 2023 года бухгалтер списывал часть расходов будущих периодов на текущие расходы в сумме 10 164 руб. (121 968 руб. : 12 мес.).

В бухучете он сделал проводки:

В учете бюджетных учреждений

В учете сделайте проводки:

Такой порядок установлен пунктами 129, 160 Инструкции № 174н.

В учете автономных учреждений

В учете сделайте проводки:

Такой порядок установлен пунктами 138, 157, 188 Инструкции № 183н.

НДС

Передача неисключительных прав на программы по сублицензионным договорам НДС не облагается (подп. 26 п. 1 ст. 149 НК, письмо Минфина от 01.04.2008 № 03-07-15/44).

Налог на прибыль

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение Журнала.

В учете казенных учреждений. Затраты на приобретение Журнала в состав расходов при расчете налога на прибыль не включайте (п. 48.11 ст. 270 НК).

Бюджетные и автономные учреждения. Расходы на приобретение неисключительных прав на Журнал учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности будете его использовать.

В этой статье расскажем, как учесть расходы на Журнал, если она оплачена за счет средств платной деятельности и будет использоваться в этой деятельности.

Затраты на приобретение Журнала по сублицензионному договору учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 29 п. 1 ст. 264 НК). Журнал нужен сотрудникам в их ежедневной работе, поэтому понесенные расходы на приобретение Журнала экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК).

Расходы учитывайте исходя из того, какой метод (начисления или кассовый) учета доходов и расходов применяет учреждение. При этом аванс в счет предстоящей поставки Журнала в любом случае не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Это действует как для метода начисления, так и в случае кассового метода (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК, письмо УМНС по Москве от 15.12.2003 № 23–10/4/69784). Объясняется это тем, что в момент внесения предоплаты у учреждения не возникает налогового расхода, связанного с приобретением (встречное обязательство еще не прекращено).

При методе начисления нужно применять следующие правила. Неисключительные права на Журнал предоставляют пользователям на несколько отчетных периодов. Поэтому в налоговом учете расходы на приобретение Журнала признавайте равномерно в течение срока, указанного в договоре. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса. Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95, от 07.06.2011 № 03-03-06/1/330, № 03-03-06/1/331.

При кассовом методе налоговую базу уменьшите после приобретения и оплаты Журнала (п. 3 ст. 273 НК). Никаких правил, аналогичных изложенному в пункте 1 статьи 272 НК, при кассовом методе нет. Поэтому всю сумму платежа на приобретение Журнала при кассовом методе можно учесть единовременно.

Автономное учреждение на УСН

Как учесть расходы на приобретение Журнала, если автономное учреждение применяет упрощенку. Если платите налог с доходов, расходы на покупку Журнала не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК). Когда считаете единый налог с разницы между доходами и расходами, платежи по сублицензионному договору можно учесть (подп. 2.1, 19 п. 1 ст. 346.16 НК).

Журнал необходим сотрудникам в их ежедневной работе, поэтому расходы на его покупку экономически оправданны (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК). Вместе с тем учесть предоплату в счет поставки Журнала нельзя. Чтобы появился расход, помимо фактической оплаты затрат, необходимо встречное прекращение обязательства (подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК, п. 2 ст. 346.17 НК). Поэтому расходы на Журнал учтите в том периоде, когда подписали акт об оказании услуг.