Шесть ошибок, которые допускают учреждения при проведении онлайн-мероприятий

Анна Михайлова, аналитик управления музейно-туристского развития ГАУК «МОСГОРТУР», директор АНО «Идеи для музеев», PhD

Ошибка 1. Мало анонсов

В огромном потоке информации человеку сложно уследить за всеми онлайн-мероприятиями. Одного анонса в социальных сетях недостаточно. Ведь алгоритмы вывода публикаций в ленты могут показать пост уже после того, когда мероприятие прошло, или не показать анонс вовсе.

Как исправить? Используйте все существующие каналы коммуникации, чтобы сообщить пользователям о расписании трансляций. Нужно:

обновлять регулярно расписание на сайте;
отсылать email-рассылки в начале недели с полным расписанием трансляций;
публиковать пост в социальных сетях с расписанием, закрепленный вверху группы/паблика;
рассылать сообщения в «Одноклассниках» и «ВКонтакте» с помощью специального приложения;
закреплять сторис в «Инстаграме».

Посмотрите рисунок 1 — с расписанием онлайн-мероприятий в паблике ГМИИ им. А. С. Пушкина в «ВКонтакте».

Рис. 1. Расписание онлайн-мероприятий ГМИИ им. А.С. Пушкина

Ошибка 2. Данные к вебинарной комнате раздают в открытом доступе

Многие учреждения культуры для проведения лекций и мастер-классов используют программу Zoom. Анонсы таких мероприятий могут содержать ссылку, идентификатор сессии и пароль. Эти данные собирают злоумышленники, которые затем могут ворваться на встречу и сорвать ее.

Полезная ссылка

Как продвигать учреждение в «Одноклассниках»

Как исправить? Чтобы минимизировать риск срыва мероприятия, отправляйте данные о входе в вебинарную комнату только зарегистрировавшимся пользователям.

Ошибка 3. Нет технического специалиста и модератора комментариев во время трансляции

У зрителей трансляции могут возникнуть технические проблемы: не видны слайды, не слышно лектора, не работает видео. Если у ведущего нет помощника, то он будет вынужден решать технические вопросы, отнимая время от занятия. Такая же проблема может возникнуть с комментариями. Если их будет слишком много, то ведущий может пропустить вопросы, отвлечься на ответы и потерять нить рассказа.

Как исправить? Привлекайте к мероприятиям помощников, чтобы они отслеживали вопросы зрителей и помогали решать технические сбои. В начале трансляции расскажите пользователям, кто входит в команду, по каким вопросам и к кому можно обращаться.

Ошибка 4. Нет связи с участниками после мероприятия

Трансляция завершилась. Какие шаги вы предпринимаете дальше? Чаще всего коммуникация между учреждением и посетителями прерывается до следующих прямых трансляций. Помните о том, что зрители и участники — лояльная аудитория, с которой необходимо оставаться на связи.

Как исправить? Если у вас сохранились email-адреса участников трансляции, сделайте итоговую рассылку, поблагодарите за участие, а также поделитесь расписанием следующих занятий. Предложите подписаться на страницы учреждения в социальных сетях.

Ошибка 5. Не рассылают и не публикуют дополнительный контент по итогам мероприятия

Эту ошибку часто допускают учреждения, проводящие лекции и семинары. Контент, показанный во время занятия, — презентации, дополнительные материалы, а также список литературы и полезные ссылки, будет интересен как участникам мероприятия, так и вашим подписчикам. Кстати, конспекты лекций могут быть интересны СМИ, так как они тоже нуждаются в качественном контенте.

Как исправить? Получите разрешение от ведущего поделиться материалами и включите их в email-рассылку по итогам мероприятия, а также сделайте пост по итогам, куда войдут эти материалы. Договоритесь со СМИ о сотрудничестве, чтобы опубликовать конспекты, комментарии экспертов.

Сотрудничество Музея Москвы и журнала «Сноб»: публикация заметок по итогам публичных дискуссий, которые прошли в Zoom, — рисунок 2.

Рис. 2. Сотрудничество Музея Москвы со СМИ

Рассылка материалов семинара «Дети в музее: стратегии работы с семейной аудиторией» — рисунок 3.

Рис. 3. Рассылка музея после семинара

Ошибка 6. Игнорируют негативные отзывы

Если мероприятие популярно, а количество участников ограничено, то те зрители, которые не попали на трансляцию, могут публиковать негативные комментарии в социальных сетях. Оставлять такие комментарии без ответа означает проявить неуважение к аудитории. Помните, что вы отвечаете не только конкретному человеку, но и всем пользователям, которые читают ваши публикации.